Prostřednictvím těchto Zásad ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) informujeme subjekty údajů, jejichž osobní údaje zpracováváme, o veškerých činnostech zpracování a o zásadách ochrany soukromí subjektů údajů.
1. ODPOVĚDNÉ OSOBY
Správce osobních údajů:
Nadace Via
se sídlem Dejvická 306/9 160 00 Praha 6
IČO: 673 60 114
(dále také jen „Nadace“, „my“, „naše“, nebo „nás“)
Emailový kontakt: via@nadacevia.cz
2. KATEGORIE SUBJEKTŮ ÚDAJŮ, ZPRACOVÁVANÉ OSOBNÍ ÚDAJE, ÚČEL, PRÁVNÍ ZÁKLAD A DOBA ZPRACOVÁNÍ
Osobní údaje zpracováváme za jednoznačně vymezenými účely a pouze po nezbytně dlouhou dobu dle následující tabulky. Po uplynutí této doby mohou být osobní údaje uchovávány pouze pro účely státní statistické služby, pro účely vědecké a pro účely archivnictví.
| Kategorie subjektů | Účel zpracování | Právní základ a zpracovávané osobní údaje | Doba zpracování |
|---|---|---|---|
| Dárci | Plnění smlouvy, vystavení potvrzení o daru | Právním základem je plnění darovací smlouvy, má-li dárce o vystavení potvrzení zájem. Za tímto účelem pracováváme identifikační údaje dárce, hodnotu daru, předmět daru, účel, na který byl dar poskytnut, datum darování a kontaktní údaje podle preference dárce. | Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány do okamžiku odeslání potvrzení dárci nebo do splnění smlouvy. |
| Plnění našich povinností v oblasti vedení účetnictví a v oblasti daní | Právním základem je plnění právních povinností, které nám ukládají právní předpisy jako zákon o účetnictví nebo zákon o daních z příjmu. Za tímto účelem zpracováváme identifikační údaje, účetní údaje a historii a výši darů. | Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány až po dobu 5 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnila transakce. | |
| Poděkování za poskytnutí daru, informování o další činnosti Nadace | Právním základem je náš oprávněný zájem. Za tímto účelem zpracováváme v našem CRM systému identifikační a kontaktní údaje dárců a stručnou historii naší dosavadní spolupráce. Ačkoliv námi zasílané zprávy nejsou obchodními sděleními ve smyslu zákona o některých službách informační společnosti, dáváme všem možnost se z odběru newsletterů kdykoliv jednoduše a bezplatně odhlásit. K zasílání newsletterů používáme systém MailChimp a Sendgrid, takže víme, zda a kdy jste si zprávu zobrazili. Pokud se odhlásíte ze zasílání zpráv, uchováme vaše kontaktní údaje v negativním seznamu, abychom zajistili, že už vám nebudeme zprávy posílat. | Právním základem je náš oprávněný zájem. Za tímto účelem zpracováváme v našem CRM systému identifikační a kontaktní údaje dárců a stručnou historii naší dosavadní spolupráce. Ačkoliv námi zasílané zprávy nejsou obchodními sděleními ve smyslu zákona o některých službách informační společnosti, dáváme všem možnost se z odběru newsletterů kdykoliv jednoduše a bezplatně odhlásit. K zasílání newsletterů používáme systém MailChimp a Sendgrid, takže víme, zda a kdy jste si zprávu zobrazili. Pokud se odhlásíte ze zasílání zpráv, uchováme vaše kontaktní údaje v negativním seznamu, abychom zajistili, že už vám nebudeme zprávy posílat. | |
| Uvedení ve výroční zprávě | Zveřejnění jména a příjmení dárců, kteří Nadaci v průběhu kalendářního roku darují 10 000 Kč a více, nám ukládá nadační zákon; právním základem je proto plnění právní povinnosti. Menší dárcům dáváme na výběr, zda si přejí být ve výroční zprávě uvedeni či nikoliv. Právním základem pro zveřejnění jména a příjmení je tedy jejich souhlas. | Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány na dobu neurčitou (zveřejnění ve výroční zprávě je trvalé). | |
| Uplatňování případných nároků ze smluvních vztahů po ukončení smlouvy | Právním základem je náš oprávněný zájem. Za tímto účelem zpracováváme identifikační údaje, kontaktní údaje, účetní údaje a historii komunikace. | Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu 3 let od ukončení smluvního vztahu a je-li zahájeno správní nebo soudní řízení, pak po celou dobu těchto řízení. | |
| Žadatelé o grant a příjemci grantů | Posouzení grantového záměru a poskytnutí grantu | Právním základem je jednání o uzavření smlouvy a následně plnění smlouvy. Za tímto účelem pracováváme identifikační údaje žadatelů o grant, předmět grantu, účel, na který byl grant poskytnut, a kontaktní údaje kontaktních osob. | Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány do okamžiku odeslání potvrzení dárci nebo do splnění smlouvy. |
| Plnění našich povinností v oblasti vedení účetnictví a v oblasti daní | Právním základem je plnění právních povinností, které nám ukládají právní předpisy jako zákon o účetnictví nebo zákon o daních z příjmu. Za tímto účelem zpracováváme identifikační údaje, účetní údaje a historii a výši grantů. | Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány až po dobu 5 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnila transakce. | |
| Informování o další činnosti Nadace | Právním základem je náš oprávněný zájem. Za tímto účelem zpracováváme v našem CRM systému identifikační a kontaktní údaje příjemců grantů včetně jejich kontaktních osob a stručnou historii naší dosavadní spolupráce. Ačkoliv námi zasílané zprávy nejsou obchodními sděleními ve smyslu zákona o některých službách informační společnosti, dáváme všem možnost se z odběru newsletterů kdykoliv jednoduše a bezplatně odhlásit. K zasílání newsletterů používáme systém MailChimp a Sendgrid, takže víme, zda a kdy jste si zprávu zobrazili. Pokud se odhlásíte ze zasílání zpráv, uchováme vaše kontaktní údaje v negativním seznamu, abychom zajistili, že už vám nebudeme zprávy posílat. | Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány na dobu neurčitou až do okamžiku, kdy se příjemce odhlásí z odběru. | |
| Uvedení údajů o grantu a fotografií ve výroční zprávě | Zveřejnění jmen a příjmení fyzických osob, kterým byl poskytnut grant ve výši 10 000 Kč a více společně s tím, jaký byl jeho účel, nám ukládá nadační zákon; právním základem je proto plnění právní povinnosti. Právním základem pro zveřejnění jména a příjmení fyzických osob přijímajících grant v nižší částce než 10 000 Kč je jejich souhlas. U některých grantů uvádíme ve výroční zprávě také fotografie dokumentující využití grantu. Jde-li o fotografie portrétního charakteru, na kterých je přímo příjemce grantu, je právním základem zpracování jeho souhlas. Hromadné reportážní fotografie dokumentující využití grantu nepodléhají režimu GDPR a mohou být ve výroční zprávě zveřejněny i bez výslovného souhlasu. | Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány na dobu neurčitou (zveřejnění ve výroční zprávě je trvalé). Po odvolání souhlasu lze fotografie odstranit z webu a sociálních sítí, nikoliv však již z vydaných výročních zpráv nebo jiných tištěných dokumentů. | |
| Uplatňování případných nároků ze smluvních vztahů po ukončení smlouvy | Právním základem je náš oprávněný zájem. Za tímto účelem zpracováváme identifikační údaje, kontaktní údaje, účetní údaje a historii komunikace. | Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu 3 let od ukončení smluvního vztahu a je-li zahájeno správní nebo soudní řízení, pak po celou dobu těchto řízení. | |
| Kontaktní osoby v partnerských organizacích (zejména nadacích) | Realizace a koordinace spolupráce | Právním základem je plnění smluv a po naplnění jejich účelu náš oprávněný zájem na udržení kontaktu s těmito osobami a na společném naplňování veřejně prospěšných cílů. Za tímto účelem zpracováváme jméno a příjmení, pracovní pozici a kontaktní údaje. | Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu 10 let od poslední spolupráce. |
| Dobrovolníci a ambasadoři | Realizace a koordinace spolupráce | Právním základem je plnění smluv a po naplnění jejich účelu náš oprávněný zájem na udržení kontaktu s těmito osobami a na společném naplňování veřejně prospěšných cílů. Za tímto účelem zpracováváme jméno a příjmení, pracovní pozici a kontaktní údaje. | Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu 10 let od poslední spolupráce. |
| Dodavatelé zboží a služeb | Plnění a realizace smluv | Právním základem je plnění smlouvy. Za tímto účelem zpracováváme identifikační údaje, kontaktní údaje, účetní údaje, údaje o plnění smlouvy. | Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu. |
| Uplatňování nároků ze smluvních vztahů po ukončení smlouvy | Právním základem je náš oprávněný zájem. Za tímto účelem zpracováváme veškeré údaje nezbytné pro plnění smlouvy včetně související komunikace. Tyto údaje jsou po ukončení smlouvy nezbytné pro vyřizování reklamací, vymáhání pohledávek a jiných povinností ze smluv uzavřených mezi námi a našimi dodavateli. | Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu 3 let od ukončení smluvního vztahu a je-li zahájeno správní nebo soudní řízení, pak po celou dobu těchto řízení. | |
| Informování o další činnosti Nadace | Právním základem je náš oprávněný zájem. Za tímto účelem zpracováváme v našem CRM systému identifikační a kontaktní údaje dodavatelů nebo kontaktních osob v právnických osobách. Ačkoliv námi zasílané zprávy nejsou obchodními sděleními ve smyslu zákona o některých službách informační společnosti, dáváme všem možnost se z odběru newsletterů kdykoliv jednoduše a bezplatně odhlásit. K zasílání newsletterů používáme systém MailChimp a Sendgrid, takže víme, zda a kdy jste si zprávu zobrazili. Pokud se odhlásíte ze zasílání zpráv, uchováme vaše kontaktní údaje v negativním seznamu, abychom zajistili, že už vám nebudeme zprávy posílat. | Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány na dobu neurčitou až do okamžiku, kdy se příjemce odhlásí z odběru. | |
| Plnění našich povinností v oblasti vedení účetnictví a v oblasti daní | Právním základem je plnění právních povinností, které nám ukládají právní předpisy jako zákon o účetnictví nebo zákon o dani z přidané hodnoty. Za tímto účelem zpracováváme identifikační údaje, kontaktní údaje, účetní údaje, historii objednávek a reklamací, historii komunikace. | Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány až po dobu 5 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnila transakce. | |
| Potenciální dodavatelé | Oslovování nových dodavatelů a evidence výsledku jednání | Právním základem je náš oprávněný zájem. Zpracováváme identifikační údaje, kontaktní údaje a informace o výsledku jednání s potenciálními dodavateli. | Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu neurčitou (do uplatnění práva na výmaz). |
| Uchazeči o zaměstnání | Posouzení vhodnosti uchazeče o zaměstnání při výběrovém řízení a opětovné oslovení s nabídkou práce | Právním základem je nezbytnost údajů pro jednání o uzavření smlouvy, a to včetně opětovného oslovení v případě zrušení pracovního poměru s jiným vybraným uchazečem ve zkušební době. V případě pozdějšího opětovného oslovení s nabídkou práce je právním základem Váš souhlas. Shromažďujeme identifikační, kontaktní, osobní údaje a údaje o vzdělání a pracovních zkušenostech uchazečů o zaměstnání za účelem probíhajícího výběrového řízení a případného znovu oslovení při zrušení pracovního poměru s jiným vybraným uchazečem ve zkušební době. | Osobní údaje jsou za tímto účelem zpracovávány po dobu 6 měsíců od zrušení výběrového řízení nebo od nástupu jiného vybraného uchazeče na inzerovanou pozici jako zaměstnanec. Pro delší uchování údajů za účelem opětovného oslovení uchazeče potřebujeme Váš souhlas, který platí 3 roky nebo do jeho odvolání. |
| Případné prokázání dodržení zákazu diskriminace a povinnosti rovného zacházení dle zákona o zaměstnanosti při výběrovém řízení na zaměstnance | Právním základem je plnění právních povinností, které nám ukládají právní předpisy jako je zákon o zaměstnanosti, zákon o rovném zacházení a zákoník práce. Shromažďujeme identifikační, kontaktní osobní údaje a údaje o vzdělání a pracovních zkušenostech uchazečů o zaměstnání za účelem případného prokázání souladu postupu při výběrovém řízení na pozici zaměstnance s ustanoveními zákona o zaměstnanosti o zákazu diskriminace a povinnosti rovného zacházení. | Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu 3 let od ukončení výběrového řízení, v případě probíhajícího řízení po celou dobu řízení. | |
| Návštěvníci webu Nadace Via | Základní funkčnost webových stránek a zlepšení uživatelského komfortu | Právním základem je náš oprávněný zájem nebo Váš souhlas. Za účelem lepšího fungování a měření návštěvnosti webových stránek užíváme na webu Nadace Via soubory Cookies, viz bod 4. těchto Zásad ochrany osobních údajů. | Více informaci najdete zde: https://www.nadacevia.cz/zasady-cookies-eu/ |
Velká část subjektů, s nimiž jsme v kontaktu, jsou osoby právnické. V odůvodněných případech v přiměřeném rozsahu zpracováváme osobní údaje kontaktních fyzických osob v těchto právnických osobách.
3. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ A PŘEDÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ DO TŘETÍCH ZEMÍ
V odůvodněných případech můžeme předat Vaše osobní údaje i jiným subjektům (dále jen „příjemci“). Může dojít k předání osobních údajů těmto příjemcům:
- zpracovatelům, kteří zpracovávají osobní údaje dle pokynů správce (poskytovatelé cloudových nebo hostingových služeb, poskytovatelé ICT systémů a softwaru, sloužících zejména k vedení databáze partnerů, dárců, žadatelů o grant a příjemců grantů);
- externím konzultantům, kteří pomáhají příjemcům grantů s fundraisingem a poskytují jim programové konzultace (v pozici samostatných správců);
- ambasadorům grantových výzev, aby mohli sami osobnější formou poděkovat dárcům;
- orgánům veřejné moci a jiným subjektům, jestliže to vyžaduje platný právní předpis, (zejména Policie ČR, soudy, exekutoři, insolvenční správci, finanční správa, správa sociálního zabezpečení);
- jiným subjektům v případě neočekávané události, ve které je poskytnutí údajů nezbytné za účelem ochrany života, zdraví, majetku nebo jiného veřejného zájmu nebo je-li to nezbytné k ochraně našich práv, majetku či bezpečnosti.
Vaše osobní údaje můžeme předat důvěryhodným poskytovatelům do tzv. třetích zemí mimo působnost GDPR. V takovém případě chráníme osobní údaje uzavřením smluvních doložek schválených Evropskou komisí nebo jiným nástroji podle GDPR.
4. COOKIES
Aby vám náš web dobře fungoval, používáme technologie, jako jsou například soubory cookies. Cookies jsou malé textové soubory ukládané do vašeho počítače nebo mobilního zařízení při návštěvě internetových stránek. Napomáhají pamatovat si vaše preference po určitou dobu, abyste je nemuseli znovu vkládat, když se na stránky vracíte nebo přecházíte ze stránky na stránku. Více informací o cookies, které na stránkách používáme, najdete na tomto odkazu https://www.nadacevia.cz/zasady-cookies-eu/.
5. AUTOMATIZOVANÉ INDIVIDUÁLNÍ ROZHODOVÁNÍ A PROFILOVÁNÍ
Při zpracování Vašich osobních údajů nedochází k automatizovanému individuálnímu rozhodování, a to ani na základě profilování.
6. VAŠE PRÁVA JAKO SUBJEKTU ÚDAJŮ
Máte právo požadovat od nás přístup k osobním údajům týkajícím se Vaší osoby za podmínek stanovených článkem 15 GDPR.
Máte právo kdykoliv odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, které jsou námi na základě souhlasu zpracovávány za podmínek stanovených článkem 7 GDPR.
Máte právo požadovat opravu osobních údajů za podmínek stanovených článkem 16 GDPR, omezení zpracování osobních údajů za podmínek stanovených článkem 18 GDPR nebo výmaz údajů za podmínek stanovených článkem 17 GDPR.
Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se jej týkají, na základě článku 21 GDPR.
Máte právo na přenositelnost údajů jinému správci za podmínek stanovených článkem 20 GDPR.
Máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování za podmínek stanovených článkem 22 GDPR.
Máte právo získat informace o porušení zabezpečení Vašich osobních údajů za podmínek stanovených článkem 34 GDPR.
Pokud se domníváte, že zpracováním Vašich osobních údajů dochází k porušení povinností stanovených v GDPR, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu za podmínek stanovených článkem 77 GDPR. Dozorovým orgánem v ČR je Úřad pro ochranu osobních údajů.
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, telefon: 234 665 111, e-mail: posta@uoou.cz, datová schránka: qkbaa2n, www.uoou.cz
7. ÚČINNOST
Tyto Zásady ochrany osobních údajů jsou účinné od 1. 8. 2022.
